Empfang & Workplace Koordinator:in (80-100% - all identities and backgrounds*) in Zürich

Empfang & Gästebetreuung

• Du empfängst und betreust unsere Besucherinnen und Besucher mit Herzlichkeit und Professionalität.
• Du bedienst die Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und leitest diese an die richtigen Ansprechpersonen weiter.
• Du betreust unsere zentralen E-Mail-Postfächer, sichtest eingehende Anfragen, priorisierst diese und sorgst für die korrekte Weiterleitung.

Office & Workplace Management

• Du koordinierst Sitzungszimmer, Gemeinschaftsflächen und den Office-Kalender.
• Du stellst den reibungslosen Betrieb unserer Büroinfrastruktur sicher und koordinierst Themen wie Zutrittsmanagement, Schlüssel, Parkplätze, Arbeitsplätze sowie externe Dienstleister.
• Du verantwortest das Post- und Versandmanagement.
• Du bewirtschaftest Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie die Cafeteria und sorgst dafür, dass alles jederzeit bestens ausgestattet ist.
• Du unterstützt unseren Standort in Lausanne aus Zürich heraus bei administrativen und organisatorischen Themen.

Events & Mitarbeitenden-Erlebnis

• Du organisierst interne Veranstaltungen, Apéros und Team-Events von der Planung bis zur Nachbereitung.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bist eine herzliche, ruhige und einladende Persönlichkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Hohes Organisationstalent sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Selbstständige Arbeitsweise mit einer klaren Priorisierung von Aufgaben.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint) und Erfahrung mit macOS.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse.

Das zeichnet dich aus

• Du schätzt den persönlichen Kontakt und bist während unserer Bürozeiten von 08.00 bis 17.00 Uhr vor Ort anzutreffen.
• Du handelst service- und lösungsorientiert und trittst professionell auf.
• Du denkst vernetzt und verstehst bereichsübergreifende Zusammenhänge.
• Du begegnest Veränderungen offen und bringst eigene Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung ein.
• Du übernimmst Verantwortung und arbeitest zuverlässig sowie eigeninitiativ.
• Du schätzt die Zusammenarbeit im Team und kommunizierst klar und wertschätzend.
• Du gehst diskret und vertrauenswürdig mit sensiblen Informationen um.

Nicht zwingend nötig, aber wir freuen uns, wenn du zusätzlich Folgendes mitbringst:

• Erfahrung am Empfang, im Office Management oder Workplace Management.
• Erfahrung im Event-, Hospitality- oder Dienstleistungsumfeld.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Kenntnisse in Atlassian Confluence und Jira.
• Französischkenntnisse.

• Bei Switch kommunizieren wir auf Augenhöhe, darum ist es uns wichtig, dass wir uns ab dem ersten Kontakt duzen.
• Wir leben Kollaboration und sehen im lebenslangen Lernen den Schlüssel zum Erfolg.
• Als Digitalisierungs- und Innovations-Dienstleisterin gestalten wir die Schweizer Hochschulumgebung von morgen.
• Bei uns ist Zweisprachigkeit gelebte DNA, Switchies wechseln im Alltag ganz selbstverständlich zwischen Deutsch und Englisch. Damit alle ein komfortables Sprachniveau erreichen, bieten wir Unterstützung und Sprachtrainings an.
• Unsere Büros sind zentral gelegen und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln super erreichbar. 

Möchtest du einen Arbeitsplatz mitgestalten, an dem sich Mitarbeitende und Gäste gleichermassen willkommen fühlen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Bitte stelle sicher, dass wir gleich dein vollständiges Dossier sichten können:

• Motivationsschreiben: Erzähl uns, warum du dich für Switch interessierst, was dich am Stelleninserat begeistert und inwiefern du bereits Erfahrung in Bezug auf diese Rolle gesammelt hast.
• Bewerbungsdossier: Aktueller Lebenslauf, alle Arbeits- & Zwischenzeugnisse sowie Nachweise/Diplome über deine Aus- & Weiterbildungen.

Jenny nimmt dich in diesem Video hinter die Kulissen mit und erklärt dir den Ablauf unseres Bewerbungsprozesses: